תחילת ספטמבר מביאה איתה הרבה פעמים רצון להתארגן מחדש.
לחזור לשגרה.
לעשות סדר.
לסגור דברים שנדחו.
לבדוק איך עובדים קצת יותר טוב בחודשים הקרובים.
ובתוך כל זה מגיעים גם הכלים.
עוד כלי בינה מלאכותית.
עוד עדכון.
עוד סרטון שמראה איך לחסוך זמן.
עוד המלצה על מערכת ש\"פשוט חייבים להכיר\".
אני מבין את המשיכה לזה.
כלי חדש נותן תחושה שאולי הנה, מצאנו דרך לעשות משהו מהר יותר.
אולי נכתוב יותר מהר. אולי נסכם פגישות. אולי נטפל בלידים. אולי נבנה תוכן. אולי נוריד מעצמנו משהו שכבר נמאס לעשות ידנית.
אבל יש כאן בעיה פשוטה:
כלי חדש לא בהכרח חוסך זמן.
לפעמים הוא פשוט הופך לעוד מערכת שצריך להבין, עוד סיסמה, עוד ממשק, עוד סרטון הדרכה, ועוד מקום ששמרנו במועדפים ואמרנו לעצמנו שנחזור אליו אחר כך.
ואז, אחרי כמה ימים או שבועות, אנחנו כבר לא באמת זוכרים למה פתחנו אותו.
להתחיל מהפעולה, לא מהכלי
הרבה אנשים מתחילים מהשאלה:
איזה כלי AI כדאי לי להכיר?
אני חושב שכדאי להתחיל במקום אחר.
לשאול:
איזו פעולה בעסק שלי אני רוצה שתהיה קצת יותר קלה?
זו שאלה הרבה יותר שימושית.
כי כשמתחילים מכלי, הרבה פעמים מתחילים לחפש לו תפקיד.
ראינו כלי שבונה מצגות, אז פתאום אנחנו בודקים אם אנחנו צריכים יותר מצגות.
מצאנו כלי לכתיבה, אז אולי צריך לייצר איתו יותר תוכן.
מישהו הראה סוכן AI שיודע לבצע כמה פעולות, ועכשיו אנחנו עסוקים בלמצוא לו עבודה.
אבל העסק לא בנוי מכלים.
הוא בנוי מפעולות.
אנחנו כותבים. עונים. מתאמים. מסכמים. מכינים. שולחים. בודקים. חוזרים ללקוחות. מארגנים מידע.
ושם כדאי להתחיל.
תרגיל בשני צעדים: פעולה ואז תוצאה
קחו דף, מסמך או פתק בטלפון.
כתבו שלוש פעולות שחזרו אצלכם בעסק בשבוע האחרון.
לא דברים שהייתם רוצים לעשות בעתיד.
דברים שעשיתם באמת.
לדוגמה: לשלוח הודעה דומה לכמה לקוחות, להכין הצעת מחיר, לסכם שיחה, להכין הזמנה למפגש, לחשוב מה לכתוב בפוסט, לענות שוב על אותה שאלה, להכין חומר לקראת פגישה.
עכשיו הסתכלו על הרשימה.
איזו פעולה לוקחת לכם יותר זמן ממה שהייתם רוצים?
איזו פעולה אתם נוטים לדחות?
איזו פעולה גורמת לכם בכל פעם להתחיל כמעט מאפס?
בחרו אחת. לא שלוש. אחת.
עכשיו, לפני שממשיכים לכלי – הגדירו מה אתם רוצים שיהיה מוכן בסוף הפעולה.
כאן הרבה אנשים נשארים כלליים מדי: אני רוצה להשתמש יותר בבינה מלאכותית, אני רוצה לעשות אוטומציה לעסק, אני רוצה לחסוך זמן. אלה כיוונים, אבל עדיין קשה לעבוד איתם.
במקום זה, הגדירו תוצאה קונקרטית. לדוגמה:
הפעולה: לשלוח הזמנה למפגש. התוצאה: הודעת וואטסאפ קצרה ומוכנה לשליחה.
הפעולה: לסכם שיחה עם לקוח. התוצאה: סיכום של כמה שורות עם ההחלטות והצעד הבא.
הפעולה: להוציא תוכן מתוך פגישה. התוצאה: טיוטה אחת לפוסט שאפשר לעבור עליה ולערוך.
ברגע שהתוצאה ברורה, קל יותר לבדוק מה יכול לעזור.
ורק עכשיו בוחרים כלי
יכול להיות שהתשובה תהיה ChatGPT. יכול להיות שלא. אולי הפתרון הוא בכלל תבנית קבועה. אולי מסמך שכבר קיים אצלכם. אולי קיצור דרך בטלפון. אולי נוסח קבוע ששומרים ומעדכנים בכל פעם.
ולפעמים מגלים שהבעיה בכלל לא טכנולוגית.
יש שלב מיותר בתהליך. יש החלטה שאתם מקבלים מחדש בכל פעם. יש מידע שלא מסודר במקום קבוע. יש פעולה שאפשר להכין פעם אחת במקום להמציא אותה מחדש בכל שבוע.
גם זו התייעלות. ולפעמים היא טובה יותר מכלי חדש.
התחושה של התקדמות יכולה לבלבל
יש משהו מפתה בלמידה של כלים חדשים.
אנחנו צופים בהדרכה, פותחים חשבון, מנסים כמה פיצ'רים, שומרים לינק, נרשמים לעוד עדכון.
וזה מרגיש כמו התקדמות. אנחנו הרי לומדים משהו.
אבל לפעמים, בזמן שאנחנו עסוקים בללמוד, הפעולה שמפריעה לנו בעסק נשארת בדיוק אותו דבר.
אנחנו עדיין דוחים אותה. עדיין מתחילים מדף ריק. עדיין מתלבטים. עדיין מבזבזים עליה יותר זמן ממה שהיינו רוצים.
לכן מבחינתי השאלה היא לא כמה כלים אנחנו מכירים.
השאלה היא אם משהו בעבודה שלנו באמת נהיה פשוט יותר.
לא צריך להפוך את כל העסק
גם כאן קל ללכת רחוק מדי.
לשמוע על בינה מלאכותית ולהחליט שצריך עכשיו לבנות מחדש את כל העבודה – אוטומציות, סוכנים, מערכות, חיבורים, תהליכים.
לפעמים זה נכון. אבל לא חייבים להתחיל שם.
אפשר להתחיל מעשר דקות.
מהחלטה אחת שפעם קיבלתם בכל פעם מחדש ועכשיו כבר לא צריך.
מתבנית אחת.
מפעולה שחוזרת כל שבוע ועכשיו נעשית קצת יותר מהר.
אני מעדיף את הדרך הזאת כי אפשר לבדוק אותה. אפשר לדעת אם היא עבדה.
אם פעולה שלקחה חצי שעה לוקחת עכשיו עשרים דקות, קרה משהו אמיתי.
אם במקום לשבת מול מסך ריק יש כבר טיוטה שאפשר לערוך, קרה משהו אמיתי.
אם אתם כבר לא מחפשים בכל שבוע מחדש את אותו מידע, קרה משהו אמיתי.
זה לא חייב להיות מהפך. מספיק שהעבודה קצת יותר קלה.